Blog

İhracatta Yazışma Örnekleri

Bir ülkede üretilen malın ve hizmetin diğer ülkelere satılmasına dış satım, ihracat denir.  Malı satan ülke ihracatçı olurken malı alan ülke ithalatçı olur.

Orta ve küçük ölçekli işletmeler için büyüm fırsatı oluşturan ihracat çok kapsamlı bir olgudur. İhracatın gerçekleşmesi beraberinde birçok adımı ve süreci getirir.  Bunlardan biri de ithalatçı ve ihracatçı arasında ilerleyen iletişimdir. 

Alıcı ve satıcı arasında gerçekleşen yazışmalar, ithalatçının ihracatçı hakkında olumlu izlenimler kazanmasına, iyi ilişkilerin kurulmasına neden olmaktadır.

İş mektubu olarak da nitelendirilen yazışmalar, yeni pazarların yaratılmasına büyük katkıda bulunur. 

İhracata destek olmak amacıyla yola çıkan GoTradeGo, işbirliği yapacağınız Dış Ticaret Uzmanları ile marka değerinizi yurtdışı ülkelerinde büyütebilme imkanı tanımaktadır.  Dış ticaret uzmanları, ihracatın gerçekleşeceği ithalatçı ülkeyle iletişime geçerek gerekli yazışmaların doğru bir dille iletilmesini sağlamaktadır. 

İhracat yazışmalarına ekstra özen gösterilmeli, basit kurallara uyularak doğru iletişim dili yakalanmalıdır.  İş mektupların uyulması gereken bu basit kurallar; az ve öz olma, açıklık, doğruluk, bütün olmadır.

İthalatçıya mektup yazmadan önce ihracatçının mektubu yazmadan önce kendisine sorması gereken sorular vardır. Bunlar;

1-      Mektubun amacı nedir?

2-      Mektubu alacak şahıs kimdir?

3-      Satmak istediğiniz mal veya hizmet hakkında ithalatçının bilgisi var mıdır?

4-      Mektubunuza nasıl bir karşılık bekliyorsunuz?

5-      İthalatçının hangi bilgilere ihtiyacı vardır?

Mantığa uygun bir şekilde kaleme alınacak olan il mektubunun düzenli ve nizamı olması gerekmektedir.  İngilizce mektuplarda balık ve adresteki kısaltmalar haricinde noktalama işaretleri konulmaz.

Mektubun genel görünümü oluşturan kısımlar ise;

-          Başlık

-          İç adres

-          Hitap

-          Ana bölüm

-          Kapanış cümlesi

-          İmza

-          Paraflar

-          Ekler

-          Kopyalar

İhracatçı firmayı tanıtan mektup örneği

(İthalatçının İsim ve Adresi)

Dear Sirs,

Our Company is the exporter/producer of (ürünün ismi) and we would like to

make our company and its products known to you.

Enclosed is a brochure which gives you general information about

our products.

If you are interested, we will be happy to send you any further

information. We may be available in the near future to discuss the subject

with you as well.

Thanking for your kind interest and we look forward your early reply, we remain,

Yours sincerely,

(İhracatçının İsmi)

(İthalatçının İsim ve Adresi)

Sayın baylar, şirketimiz (ürün ismi) üreticisi/ihracatçısıdır ve sizleri şirketimiz ve ürünlerimiz hakkında bilgilendirmek istiyoruz. Ürünlerimiz ve fiyatları ile ilgili genel bilgiler veren bir broşür ilişiktedir. İlgilendiğiniz takdirde, size daha fazla

bilgi göndermekten memnuniyet duyacağız. Bu konuyu görüşmek için yakın bir gelecekte karşı karşıya da gelebiliriz.

İlginize teşekkür eder, erken cevabınızı bekleriz.

Saygılarımla,

(İhracatçının İsmi)

Firmanın mevcut koşulları ve ihracat konusundaki deneyimlerine göre mektupta yer alabilecek ilave hususlar olabilir. Aşağıda çeşitli cümleler yer almakta olup bunlar mektuba ilave edilebilecek alternatif ifadelere örnek teşkil etmektedir.

• Firma, üretim konusunda ihtisaslaşmış olabilir ve özel sipariş kabul edebilir.

"Special order is acceptable."

"Özel sipariş kabul edilebilir."

• Firma, ihracatta deneyim sahibidir. Bu hususu belirtmek isteyebilir.

"We have already experience in export business, particularly in European markets."

"İhracatta, özellikle Avrupa piyasalarında deneyimimiz vardır."

• İthalatçı ülkenin bulunduğu ülke piyasasına özellikle girme isteği vurgulanabilir.

"Since we have recently received many requests for our products from your country, now we are

planning to have our products distributed by a well-known importer / wholesaler."

"Son zamanlarda ülkenizden, ürünlerimize yönelik çok sayıda talep aldığımız için,

ürünlerimizin ülkenizde tanınmış bir ithalatçı / toptancı tarafından dağıtımının

yapılmasını planlamaktayız."

şayet ithalatçıyı bilgilendirebilecek daha detay bilgileriniz varsa, örneğin:

• Bir ülkeyi ziyaret edecekseniz ve görüşmeyi planladığınız yeni firmalar mevcut

ise, ziyaret öncesi firmanızı ve ürünlerinizi tanıtıcı bir bilgi mektubu

gönderebilirsiniz.

• Aynı ülkede halihazırda temasta bulunduğunuz, referans olabilecek düzeyde iyi

firmalar olabilir. İthalatçıyı bu konuda bilgilendirebilirsiniz.

• Hazır ürün örnekleriniz olabilir ve bunları numune olarak mektubunuzla birlikte

gönderebilirsiniz. (Bu imkan ürüne göre mümkün olabilecektir ve genellikle ilk

yazışmadan sonraki aşamalarda gerçekleştirilmesi daha uygundur.)

(İthalatçının ismi ve adresi)

Dear Mr. (İthalatçının ismi)

We are the exporters of (ürünün ismi) and would like to make ourselves and our products known to you. With this letter we are sending our company

brochure and product catalogue. They represent the range of quality and the specifications that we offer. Still we have customers in your country and in the

enclosure, you will fınd a list of the companies with whom we already do business.

I shall be in your country on (tarih) and my intention to stay there is about a week. I would like to visit you at your office during my stay and I would appreciate to learn when it could be convenient for you.

I look forward your confirmation and to meeting you soon

Yours sincerely

(İhracatçının ismi)

Enclosure:

The list of companies,

Brochure and Product Catalogue

(şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)

(Mektubun amacının açıklanması)

(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)

(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)

(İthalatçı Firmanın ismi ve adresi)

Sayın (İthalatçının ismi)

Biz (ürünün ismi) ihracatçısıyız ve size kendimizi ve ürünlerimizi tanıtmak istiyoruz.

Bu mektup ile birlikte size, firma broşürümüzü ve ürün kataloğumuzu gönderiyoruz. Bunlar, size sunduğumuz kalite ve ürün özelliklerini temsil

etmektedir. Halihazırda ülkenizde müşterilerimiz bulunmaktadır. Ekte bizimle iş yapmakta olan firmaların bir listesini bulabilirsiniz.

Ben (tarih) tarihinde ülkenizde bulunacağım ve ülkenizde (süre) kalmak niyetindeyim. Orada bulunduğum süre içinde sizi ziyaret etmek istiyorum.

Sizin için uygun olan zamanı bana bildirmenizden dolayı memnuniyet duyacağımı belirtirim.

En yakın zamanda görüşmek üzere teyidinizi

bekliyorum.

Saygılarımla,

(İhracatçının ismi)

Ek:- Firma Listesi,

- Broşür ve Ürün Kataloğu

(şayet isim bilinmiyorsa “Dear Sirs” kullanılabilir)

(Mektubun amacının açıklanması)

(Konu hakkında detaylı bilgi verilmesi)

(Gelecekte gerçekleştirilecek olaylar hakkında bilgi verilmesi)